Acciones de Documento

Gestión de contenidos

Inserción de contenido

Por defecto, en un portal limpio, sin contenidos, tenemos tres menús en la parte izquierda:

  • Administración
  • Inf. Académica, a través del cual podemos acceder a la información relacionada con titulaciones, asignaturas y profesores, contenida en la base de datos del centro. En este apartado no se puede insertar contenido.
  • Inf. Administrativa, que contiene documentos organizados por categorías.

 

También podemos añadir otros menús en la parte izquierda a través de la opción 'Añadir y editar otros menús' del menú de administración. Veremos esta opción más adelante.

Podremos insertar documentos en dos zonas:

  • Inf. Administrativa, organizada por categorías.
  • Otros menús personalizados mediante 'Añadir y editar otros menús'

 

La manera de insertar contenido depende del lugar donde queremos que aparezca dicho contenido.

  • Para insertar contenido accesible a través del menú 'Inf. Administrativa' iremos a 'Gestionar contenido' del menú de administración. Al menú de información administrativa pueden añadir contenido tanto profesores como revisores.
  • Para insertar contenido en los menús personalizados, primero tendríamos que crear dichos menús con sus correspondientes entradas. Una vez creadas las entradas de un menú, entraríamos en ella y allí podríamos insertar contenido. A los menús personalizados sólo pueden añadir contenido los revisores.

 

A continuación vemos ambas formas de insertar contenido detalladamente.

 

Inserción de contenido categorizado en el menú Inf. Administrativa

Nos identificamos en el sistema.

1. Hacemos clic en 'Gestionar contenido' en el menú de administración.

2. Por defecto aparece seleccionada la pestaña “visualizar”.

3. En la parte superior derecha de esta pestaña tendremos el enlace “añadir un nuevo item”. Si pulsamos sobre este enlace se nos desplegará un menú con los tipos de elementos que podemos añadir.

    Ins COnt 2

4. Vemos que podemos añadir dos elementos: eventos o páginas.

5. Al pinchar sobre uno de los dos tipos aparecerá un formulario que nos permitirá confeccionar el contenido.

    añadir pagina

    6. Los datos del formulario que tienen un punto de color rojo al lado será obligatorio rellenarlos. El formulario que se nos presente dependerá del tipo de elemento que hayamos insertado: página o evento. Los campos comunes para ambos formularios son el nombre corto, el título de la página y la descripción del elemento.

      • - Si hemos elegido insertar un elemento de tipo página tendremos que rellenar dos campos más: la categoría  y el contenido principal de la página. Este último campo permite ser editado a través de una herramienta que permite dar formato al texto que introduzcamos, al estilo de un procesador de textos. Para una descripción más detallada de esta herramienta, consulte el apartado “Formateado de texto con Epoz”.

      Nótese que las categorías o palabras clave disponibles para una página se corresponden con las entradas del menú de información administrativa.

      Puede que usted se esté preguntando por qué la sección eventos no tiene su equivalente como categoría. Y es que los eventos tienen su propio tipo de contenido, por lo cual su categoría es implícita.

      Los eventos y páginas categorizados que insertemos serán accesibles a través de las distintas entradas del menú 'Inf. Administrativa', en las que se encuentran distribuidos según sus categorías. Se puede asignar más de una categoría a una página manteniendo presionada la tecla CTRL. Por ejemplo, si asignamos dos categorías a una página, ésta será accesible a través de las dos entradas del menú ''Inf. Administrativa' cuyo nombre se corresponde con las dos categorías asignadas a la página.

      Añadir evento

      • Si hemos elegido insertar un evento, tendremos que rellenar unos cuantos campos más, todos ellos auto explicativos. Los eventos insertados serán accesibles a través de la entrada 'Eventos' del menú 'Inf. Administrativa'.

       

      7. Una vez hemos rellenado el formulario pulsaremos sobre la etiqueta guardar.

        Primera pagina creada

        8. En la figura anterior vemos donde aparecerán cada uno de los campos del formulario, el título aparecerá en primer lugar cuando visualicemos la página, después aparecerá la descripción en el caso de que la hayamos puesto, y por último aparecerá el cuerpo de la página. Además, en la parte superior, debajo del título, aparecen las fechas de creación y de última modificación de la página junto con su creador.

          9. Una vez insertado el contenido, si volvemos a la sección 'Gestionar contenido' podremos ver todo el contenido, tanto insertado por nosotros mismos como insertado por otros usuarios del sistema.

          En esta vista podemos filtrar contenido según varios criterios

          • Podemos filtrar contenido por tipo: documentos o eventos.
          • Podemos filtrar contenido por su estado de publicación: visible, privado, pendiente, publicado, en promoción o promocionado.
          • Y podemos filtrar contenido por su estado de vigencia: vigente o no vigente.

          - Una página se considera vigente si no ha caducado. La fecha de caducidad o expiración de una página se puede ajustar en su pestaña de propiedades.

          - Un evento se considera vigente si aún no se ha celebrado.

          En la siguiente figura vemos que de cada página podemos ver su título, descripción, propietario,estado de publicación y categoría. Si la página o evento ha sido insertado desde el subportal delconsejo de alumno también se indicará este hecho.

          gestion con mi documento

          Llegados a este punto, necesitamos introducir el concepto de estado de publicación de una página.

          Como hemos visto anteriormente, el estado de publicación de una página o evento puede ser uno de los siguientes:

           

          • Borrador Público, estado en el que las páginas son accesibles para el usuario anónimo que visite la web sólo si conoce su URL exacta. Si una página está en el estado 'visible' no aparecerá en los listados de contenido disponibles para el usuario anónimo. Es el estado inicial de toda página. Si nos fijamos en las páginas recién insertados de la imagen anterior podemos ver que están en estado visible.

          Podemos comprobar que las páginas recién insertados no son visibles para el usuario anónimo entrando en el apartado correspondiente a su categoría del menú 'Inf. Administrativa'.

          • Privado, estado en el que el contenido de una página sólo puede ser visualizado por su propietario; es decir, el que creó la página inicialmente. Un usuario anónimo no podrá acceder a su contenido aunque conozca su URL.
          • Pendiente. A este estado se llega cuando otro usuario del portal solicita revisión de una de sus páginas por parte del revisor, para su posterior publicación. El revisor no puede poner una página en estado pendiente, ya que no puede revisarse a sí mismo; sin embargo, el revisor puede pasar una página de estado visible directamente al estado publicado.
          • Publicado, estado en el que una página aparece disponible para el usuario anónimo en los distintos listados de la aplicación, y para todos los demás usuarios también. Si pasamos las páginas insertadas anteriormente a este estado, podremos comprobar que están disponibles en la entrada correspondiente a su categoría.
          • Pendiente de promoción, o en promoción. A este estado se llega cuando el usuario editor del consejo de alumnos solicita la promoción de una noticia del portal del consejo de alumnos del centro al portal principal del centro.

          Por defecto, los contenidos del portal del consejo de alumnos son visibles sólo allí, en el consejo de alumnos. Si el editor del consejo de alumnos considera que dicho contenido tiene relevancia o interés para el centro en general, podrá solicitar su promoción. En ese caso, la página o evento pasa a estado 'pendiente promoción'. Será el revisor el que decida finalmente sobre la promoción de una página.

          Sólo las páginas del consejo de alumnos pueden estar en este estado. Si una página del consejo de alumnos está en este estado, es visible para el usuario anónimo sólo en el portal del consejo de alumnos, y no en el portal principal del centro.

          • Promocionado, estado en el que una página del consejo de alumnos aparece disponible para el usuario anónimo tanto en el consejo de alumnos como en el portal principal del centro.

           

          10. Probemos ahora a cambiar el estado de publicación de las páginas o eventos insertados anteriormente. Para ello, en la vista de inserción de contenido, pinchamos sobre la página o evento cuyo estado de publicación queramos modificar.

          Editando Estado

           

          Si pasamos la página a estado publicado ejecutando la acción 'publicar', podremos comprobar que ya estará accesible a través del menú 'Inf. Administrativa', disponible para el usuario anónimo. En el siguiente diagrama podemos ver los distintos estados y transiciones entre los mismos.

          Diagrama

           

          Creación de nuevas categorías

          Podemos crear nuevas categorías en el menú de información administrativa mediante la opción “Editar menú 'Inf. Administrativa'“ del menú de administración. Para añadir una nueva categoría insertaremos una carpeta en ese apartado. Las nuevas categorías aparecerán como entrada en el menú 'Inf. Administrativa' y también en la lista de categorías asignables a un documento.

           

          Inserción de contenido en otros menús personalizados

          Para ello necesitaremos primero crear los menús personalizados con sus correspondientes entradas y después crearemos el contenido propiamente dicho.

           

          Creación de menús personalizados

          Pinchamos en 'Añadir y editar otros menús', del menú de administración.

          Menu

           

          La aplicación proporciona un texto descriptivo de su comportamiento. Para añadir un nuevo menú, insertaremos una nueva carpeta, a la cual pondremos por título el nombre deseado para el nuevo menú.

          Una vez insertado un nuevo menú, podremos añadir entradas al mismo de la siguiente manera. En primer lugar, entraremos en la carpeta correspondiente al menú en el que queramos añadir la nueva entrada. Una vez en la carpeta del menú, simplemente añadiremos una nueva carpeta por cada nueva entrada que queramos. La nueva carpeta tendrá por título el nombre deseado para la nueva entrada.

          Ahora bien, las carpetas también tienen estado de publicación, que responde al siguiente diagrama:

          Diagrama 2

          Para que las nuevas entradas y menús aparezcan en el menú izquierdo, las carpetas asociadas a ellas deben estar en estado 'publicado'. Así, si queremos esconder todo un menú, bastaría con pasar la carpeta de dicho menú a estado 'privado'.

          Inserción de contenido en los menús personalizados

          Una vez creados los menús con sus respectivas entradas y puestas las carpetas de menús y entradas en estado 'publicado', podemos acceder a los nuevos apartados representados por dichas entradas en losmenús de la parte izquierda de la aplicación.

          Pinchamos en la entrada del menú personalizado de la izquierda en la que queramos insertar nuevo contenido. En este caso, hemos pinchado en 'Nueva entrada'.

          Menu Personalizado

          Vemos que tenemos la posibilidad de insertar páginas, carpetas y enlaces. En esta sección, de menús personalizados, las páginas no tienen categoría. El contenido se inserta de la manera vista anteriormente para el menú de información administrativa.

          Podremos organizar las páginas y enlaces en carpetas.

          Como esta sección solamente es editable por el revisor, no hace falta que el revisor supervise los contenidos añadidos por otros. Por esta razón, el contenido añadido en estado 'visible' estará disponible para los usuarios anónimos. Es decir, en esta sección el revisor no necesita publicar el contenido, se publica automáticamente.

          Página Menu Manual

          En la imagen anterior vemos que el listado de páginas de esta sección proporciona menos información de los mismos que el listado de 'Insertar contenido' (en 'Inf. Administrativa').

          Hemos dicho que las páginas y eventos de esta sección no están categorizados, el revisor es libre de organizar el contenido como desee. En el apartado de información administrativa se impone una organización por categorías y la aplicación distribuye el contenido automáticamente en las distintas entradas según su categoría.

          ➔  Como en este apartado las páginas no tienen categoría, ésta no aparece en el listado.

          ➔ Ya que este apartado sólo es editable por el revisor, el estado de publicación tampoco excesivamente relevante, por lo que tampoco se muestra. De cualquier forma puede verse pinchando sobre el contenido deseado.

          Aquí, en la zona de menús editables, el revisor puede organizar el contenido con absoluta libertad. El revisor puede crear cualquier combinación de carpetas, páginas y enlaces. Así, por ejemplo, podría mezclar páginas y enlaces en cualquier entrada de los menús personalizables; organizar los enlaces en carpetas o cualquier otra organización que se nos ocurra.

          ✔ Creación de una página por defecto para una entrada del menú.

          Una página por defecto es la página que se muestra en la vista de contenidos de la carpeta.

          Si no tenemos una página por defecto en una carpeta lo que verá el usuario anónimo cuando acceda a ella será un listado de los objetos contenidos en la misma. Así:

          Dos pagina menu manual

          Para añadir una página por defecto, iremos a la pestaña de contenidos de la carpeta y haremos clic en "Mostrar" y haremos clic en "Seleccione un elemento de contenido como vista de defecto"

          Página defecto

          Una vez creado la página por defecto, cuando el usuario anónimo acceda a la entrada del menú, se le mostrará el contenido de la página por defecto.

           

          Creación de elementos Enlace

          Los elementos Enlace nos permitirán añadir hiperenlaces a páginas externas al portal de la Universidad o a páginas y elementos de nuestro propio portal.

          Para crear un elemento de tipo enlace:

          1. Nos situamos en la carpeta donde queremos crear el enlace, en su pestaña “Visualizar”.
          2. Seleccionamos la opción de “link” en el menú “añadir un nuevo ítem”.
          3. Nos aparecerá el siguiente formulario:Añadr enlace
          4. Rellenamos el formulario.
          5. Pinchamos en el botón 'guardar'.

           

          Gestión de Ficheros e Imágenes

          Podemos subir o almacenar cualquier tipo de archivo en nuestro portal. Para ello disponemos de dos secciones en el menú administración:

          • Subir archivos
          • Subir imágenes

          La diferenciación de estas dos secciones es una cuestión de orden y no una imposición o restricción. Es decir, podríamos almacenar imágenes en la carpeta pensada para archivos y viceversa, pero se recomienda hacerlo así por orden.

          SUBIR FICHEROS

          La anterior imagen nos muestra la vista por defecto de la sección 'Subir archivos'. Vemos que está organizada en directorios equivalentes a cada una de las categorías predefinidas de información administrativa, a excepción de eventos, contenido que no necesita trabajar con archivos puesto que no tiene un campo de “Cuerpo de texto”.

          Aunque podemos subir los archivos en la carpeta raíz de esta sección, se recomienda organizar los archivos en carpetas cuyo nombre sea indicativo de su contenido. Por ejemplo, si queremos subir una noticia publicada en El Periódico Extremadura y tenemos en un archivo pdf la noticia escaneada, deberíamos almacenar este archivo pdf en la carpeta 'Noticias'

          • Podemos crear nuevas carpetas haciendo clic en "Agregar nuevo..." y seleccionando  "Carpeta"
          • Para subir archivos, podremos hacerlo dentro de la una carpeta o sin necesidad de esto.  Añadiremos un archivo haciendo clic en "Agregar nuevo..." y seleccionando "Archivo". Una vez aquí se nos aparecerá el siguiente formulario, donde rellenaremos los datos,  pulsaremos el botón "Examinar" para seleccionar el archivo que deseamos subir y finalmente haremos clic en "Guardar"

          Subiendo el archivo

          • Si queremos que un documento solo lo veamos nosotros, pulsaremos la opción "Estado" y seleccionaremos "Hacer privado"

          hacer Privado

          • Para borrar un archivo previamente subido debemos pinchar en la acción “Eliminar” asociada al archivo.

           

          Modificación de contenidos ya creados

          Si queremos modificar contenido editable ya creado, deberemos pulsar sobre el objeto en cuestión y seleccionar la pestaña “editar”.

          • Un usuario de tipo profesor sólo puede editar una página o evento si es propietario del objeto y además el objeto está en estado 'Borrador Público' o 'privado'. Una vez enviado a revisión ya no puede ser modificado por el profesor.
          • El revisor sí puede editar contenido que esté en estado 'pendiente'.
          • El revisor, dado su papel de supervisor, puede editar las páginas de todos los usuarios, no sólo los suyos propios.
          • Ningún tipo de usuario puede editar contenido en estado 'publicado', 'pendiente_promocion' o promocionado'. Para hacerlo, primero se ha de pasar el contenido a estado 'Borrador Público' o 'privado' y editarlo entonces.
          • El revisor no podrá editar contenido en estado 'pendiente_promocion', ya que los únicos documentos que pueden pasar por este estado son los del consejo de alumnos y el responsable del contenido del consejo de alumnos es el editor del consejo de alumnos, no el revisor del centro.

          El revisor tiene la posibilidad de aceptar o no la promoción de un documento al portal del centro, pero sin modificarlo. Si no cree adecuado su contenido simplemente no lo promocionará.

          Gestión centralizada del contenido

           

          El contenido de este apartado se refiere únicamente a la inserción de contenido en el menú de información administrativa, que es el único apartado en el que los usuarios de tipo profesor pueden proponer la inserción de contenido.

          Los menús personalizables, como ya hemos dicho anteriormente, son responsabilidad exclusiva del revisor; los profesores no podrán añadir contenido ni proponer la inserción de contenido en los menús personalizables.

          Sin embargo, los profesores sí pueden proponer la inserción de contenido en el menú 'Inf. Administrativa'. La publicación del contenido propuesto tendrá que ser aceptada por el revisor del centro para que dicho contenido esté disponible para el usuario anónimo.

          El revisor también puede insertar contenido en información administrativa directamente sin la intervención de ningún profesor.

          Las noticias (documentos con categoría 'noticias') y eventos (objetos de tipo evento) publicados en el apartado de información administrativa serán accesibles también a través de un menú flotante en la parte superior derecha de la página principal del centro.

           

          Publicación de contenido

          La gestión del contenido del apartado 'Inf. Administrativa' está centralizada en el apartado 'Insertar contenido' del menú de administración, sólo disponible para el revisor.

          En esta vista el revisor tiene disponible todo el contenido añadido o propuesto por cualquier usuario.

          A continuación vemos una captura de la vista básica de administración con algún contenido añadido.

          Publicacion Contenido 1

          Puede que el revisor aún no haya determinado el contenido de estos objetos y por ello aún no los ha publicado.

          En la parte superior de la vista vemos que podemos filtrar el contenido, como ya hemos explicado anteriormente, por tipo de contenido, por estado de publicación y por estado de vigencia.

          De cada objeto de esta vista podemos su estado y categorías. Un objeto puede tener asociada más de una categoría.

          El revisor podría filtrar el contenido para mostrar sólo el contenido en estado 'pendiente' y 'pendiente_promoción', que son los dos estados en los que el revisor tiene que intervenir de manera más inmediata.

          Para publicar el contenido en estado pendiente, el revisor no tiene más que pinchar sobre el documento y cambiar su estado a 'publicado' o 'promocionado', en caso de que el estado de partida fuera 'pendiente_promocion'.

          Retirar contenido publicado.

          Para ilustrar cómo retirar el contenido previamente publicado, publicaremos un evento

          Evento publicado

          Vemos que ahora está publicada, con el estado resaltado en verde.

          Para retirar este eventoa hay dos posibilidades:

          • Que la retire su autor, en este caso ProfesorGenerico.
          • Que la rechace el revisor.

          En ambos casos, el objeto volverá al estado 'visible'.

          A continuación recordamos el flujo de trabajo para páginas y eventos.

          Diagrama

          En la figura anterior podemos ver las acciones que permiten pasar de un estado a otro. Algunas de ellas sólo son ejecutables por un tipo de usuario.

          En nuestro ejemplo concreto, el revisor puede rechazar la noticia del ProfesorGenerico; o el profesor puede retirar su propia noticia.

          Como hemos comentado anteriormente, en el estado borrador público el autor del documento o el revisor pueden editar el contenido del documento. En estado borrador público los objetos no se muestran en los apartados del menú 'Información Administrativa' ni en el menú flotante de la portada, pero es accesible a través de su URL. Si el autor del documento o evento quiere que éste no sea accesible en absoluto puede pasarlo a estado 'privado'.

          Evento Estados

          En la imagen anterior, vemos que el usuario autentificado es  Usuario Revisor,tiene ambas opciones, rechazar y retirar puesto que el la ha creado. Si no la hubiese creado este Usuario Revisor y la hubiese creado un profesor por ejemplo, solo tendría la opción rechazar ya que el único que podría retirarla sería el profesor.

           

          Caducidad del contenido

          Hasta ahora podríamos pensar que una página o evento en estado 'publicado' permanece indefinidamente visibles para el usuario anónimo mientras no se altere su estado de publicación. Pero una página o evento también pueden dejar de ser visibles para el usuario anónimo si:

          • Si la página caduca; es decir, la fecha actual es posterior a la fecha de expiración de la página.
          • Si el evento ya se ha celebrado; es decir, la fecha actual es posterior a la fecha de celebración del evento.

          El que lea esto estará pensando: “¿vale, en la edición de un evento se establece su fecha de celebración, pero dónde se introduce la fecha de caducidad de las páginas?” Pues bien, la fecha de caducidad o terminación de una página se introduce en la pestaña "Editar" y luego en "Fechas"

          Fechas

           

          Probemos a ponerle a una página una fecha de terminación anterior a la actual. Si ahora vamos al apartado de inserción de contenidos en el menú administración, veremos que la página aparece como caducada, en rojo. Si el que ya se ha celebrado es un evento, aparecerá como ya celebrado.

          Como norma, todas las páginas deberían tener fecha de terminación.

          caducado

          Ahora puede que el contenido caducado o ya celebrado no tengan ya relevancia alguna como contenido del portal. En este caso podemos borrar el objeto desde la pestaña contenidos de la sección 'Insertar contenido'.

          En la siguiente imagen podemos ver cómo se hace esto: simplemente se seleccionan los objetos que queremos borrar y pinchamos sobre el botón 'eliminar'. Al revisor le aparecen todas las páginas, las suyas y las de los demás usuarios; al usuario de tipo profesor sólo le aparecerán las páginas de su propiedad.

          Borrar


          Promoción de contenido desde el portal del consejo de alumnos

          Cuando el editor del consejo de alumnos solicita la promoción de un documento o evento al porta principal del centro mediante la acción "Enviar a promoción", ese contenido le aparecerá al revisor en el apartado de inserción de contenido de estado "pendiente_promoción"

          Para promocionarlo, es decir, para que la página o evento aparezca en los listados públicos del portal del centro, el revisor tendrá que pasarlo a estado 'promocionado'. Así el objeto aparecerá tanto en los listados del menú de información administrativa como en los menús flotantes de la portada del portal del centro.