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Listas de distribución

Listas
  1. Definición y conceptos generales
  2. Listas oficiales (Genéricas, administrativas,por centros y colectivos)
  3. Listas de profesores y alumnos por titulaciones (Grado, Máster, Doctorado)
  4. Listas de egresados por centro
  5. Normas de utilización
  6. Solicitud de creación de listas
  7. Cómo enviar un correo a la lista
  8. Cómo enviar un adjunto a la lista

 

Definición y conceptos generales

  • Definición: Una lista de distribución es un conjunto de direcciones de correo electrónicas que se usan para enviar ciertos mensajes o anuncios con un contenido de interés general para todos los miembros de la lista.
  • Roles: Los roles definen el papel que se tiene como miembro de una lista.
    1. Propietario, es quien administra la lista definiendo el comportamiento de la misma, los editores y los subscriptores.
    2. Editores, son los correos autorizados a mandar mensaje a las lista, y a su vez son los que pueden aceptar o rechazar la distribución de los mensajes que llegan a la lista.
    3. Subscriptores, son aquellos que reciben los correos.

    NOTA: Se puede tener diferentes roles frente a una lista, siendo estos excluyentes entre sí. Ej: Un editor si no es subscriptor no recibirá los correos que se envían a las lista.

    1. Conceptos generales: A continuación definiremos algunos conceptos generales que se aplican tanto a la formación de la lista como a la distribución de los mensajes.
      1. Automáticas: El usuario no puede mandar una petición de alta y/o baja para la pertenencia o no a la misma.
      2. Cerradas: La que petición de alta y/o baja solo la puede efectuar el propietario. Cualquier intento de envío de un comando suscribe/unsuscribe por parte de otro usuario es rebotado por el sistema.
      3. Moderadas: Los mensajes solo los puede enviar los editores/moderadores, y este es el encargado de distribuirlo o no según su criterio.
    2. Parámetros de configuración de una lista: son aquellos que se utilizan en su creación.En ellos se define el comportamiento de la misma ante la recepción de mensajes y comandos, los perfiles de administración y moderación, así como la definición de atributos y la restricción de comandos admitidos por la lista

    Listas oficiales (Genéricas, administrativas,por centros y colectivos)

    • Listas automáticas/genéricas oficiales: son aquellas que se han creado por parte del SIUE utilizando la información almacenada en las bases de datos corporativas de la Universidad. Estas listas están mantenidas por el SIUE y son cerradas en cuanto a que solamente determinadas persona pueden utilizarlas.
    • Listas administrativas: son aquellas que se han creado por parte del SIUE utilizando las direcciones de correos institucionales asociadas al cargo o puesto de trabajo. Estas listas están mantenidas por el SIUE y son cerradas en cuanto a que solamente determinadas persona pueden utilizarlas.
    • Para los colectivos Pas y Pdi la pertenencia a las listas oficiales se establece en función de los datos del contrato con la institución y para el colectivo de alumnos en función de la matrícula.

       

      Listas genéricas
      Nombre de la lista
      		 Contenido
      		 Editores
      Usuarios
      		 Todos las cuentas del dominio @unex.es
      		 Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector / Director Comunicación
      PDI
      		 Personal docente e investigador (cuenta principal)
      		 Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector/Director Comunicación
      PAS
      		 Personal de Administración y Servicios (cuenta principal)
      		 Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector/Director Comunicación
      Alumnos
      		 Alumnos, cuentas del dominio @alumnos.unex.es

      Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector/Director Comunicación
      Alumnos_egresados Alumnos que han finalizado sus estudios en los últimos 5 años , cuentas del domino @alumnos.unex.es
      		 Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector/ Director Comunicación
      Listas administrativas
      Nombre de la lista
      		 Contenido
      		 Editores
      dir_centros
      		 Decanos/directores de Centros. Correos institucionales
      		 Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector
      dir_dptos
      		 Directores de Departamentos. Correos institucionales
      		 Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector
      sec_centros Secretaria académica de centro Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector
      sec_dptos Secretaria académica de departamentos Equipo de Gobierno/Secretaria del Rector
      admin_centros Administradores de centros Equipo de gobierno/Secretaria del Rector/ Responsable funcionales aplicaciones gestión
      comunicacionsiue Correos implicados Servicio de Informática
      Listas órganos colegiados y de representación
      Nombre de la lista
      		 Contenido
      		 Editores
      claustro Miembros del claustro Secretaria General
      consejogobierno Miembros del Consejo de Gobierno Secretaria General
      juntapas
      		 Personal Administración y Servicios Funcionario
      juntapdi
      		 Personal Docente e Investigador Funcionario
      		 Junta del Personal Docente e Investigador
      ce-pas
      		 Personal Administración y Servicios Laboral (excluyendo Técnicos de Apoyo)
      		 Presidente y Secretario del Comité de Empresa
      ce-pasta
      		 Personal Administración y Servicios Laboral (incluyendo Técnicos de Apoyo)
      		 Presidente y Secretario del Comité de Empresa
      ce-pdi
      		 Personal Docente e Investigador Laboral
      		Comité de empresa del PDI
      Listas de alumnos por centro
      Nombre de la lista
      		 Contenido
      alumnos_cume
      		 Centro Universitario Mérida
      alumnos_ceye
      		 Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
      alumnos_cupl Centro Universitario de Plasencia
      alumnos_dere Facultad de Derecho
      alumnos_inag Escuela de Ingenierías Agrarias
      alumnos_educ Facultad de Educación
      alumnos_inin Escuela de Ingeniería Industriales
      alumnos_eeyt Facultad de Empresas, Finanzas y Turismo
      alumnos_epcc Escuela Politécnica
      alumnos_fyle Facultad de Filosofía y Letras
      alumnos_eyto Facultad de Enfermería y Terapia Ocupacional
      alumnos_fopr Facultad de Formación del Profesorado
      alumnos_cdyc Facultad de Documentación y Comunicación
      alumnos_medi Facultad de Medicina
      alumnos_cien Facultad de Ciencias
      alumnos_vete Facultad de Veterinaria
      alumnos_cdep Facultad de Ciencias del Deporte
      alumnos_ccsa Centro Cultural Santa Ana
      alumnos_postgrado Centro Alumnos Internacionales de Postgrado
      Listas de profesores por centro
      Nombre de la listaContenido
      pdi_cume Centro Universitario de Mérida (15)
      pdi_ceye Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
      pdi_cupl Centro Universitario de Plasencia
      pdi_dere Facultad de Derecho
      pdi_inag Escuela de Ingenierías Agrarias
      pdi_educ Facultad de Educación
      pdi_inin Escuela de Ingenierías Industriales
      pdi_eeyt Facultad de Empresas, Finanzas y Turismo
      pdi_epcc Escuela Politécnica
      pdi_fyle Facultad de Filosofía y Letras
      pdi_eyto Facultad de Enfermería y Terapia Ocupacional
      pdi_fopr Facultad de Formación del Profesorado
      pdi_cdyc Facultad de Documentación y Comunicación
      pdi_medi Facultad de Medicina
      pdi_cien Facultad de Ciencias
      pdi_vete Facultad de Veterinaria
      pdi_cdep Facultad de Ciencias del Deporte
      pdi_ccsa Centro Cultural Santa Ana
      Listas de PAS por centro

      Nombre de la listaContenido
      pas_cume Centro Universitario de Mérida (15)
      pas_ceye Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
      pas_cupl Centro Universitario de Plasencia
      pas_dere Facultad de Derecho
      pas_inag Escuela de Ingenierías Agrarias
      pas_educ Facultad de Educación
      pas_inin Escuela de Ingenierías Industriales
      pas_eeyt Facultad de Empresas, Finanzas y Turismo
      pas_epcc Escuela Politécnica
      pas_fyle Facultad de Filosofía y Letras
      pas_eyto Facultad de Enfermería y Terapia Ocupacional
      pas_fopr Facultad de Formación del Profesorado
      pas_cdyc Facultad de Documentación y Comunicación
      pas_medi Facultad de Medicina
      pas_cien Facultad de Ciencias
      pas_vete Facultad de Veterinaria
      pas_cdep Facultad de Ciencias del Deporte

    Listas de profesores y alumnos por titulaciones (Grado y Máster)

    Las listas de distribución de profesores por titulación están compuestas por los profesores que imparten docencia en dicha titulación. Los datos son obtenidos del Plan de Ordenación Docente (POD).

    Las listas de distribución de alumnos por titulación están compuestas por los alumnos matriculados en dicha titulación. Los datos son obtenidos de UXXI-Académico.

    Son editores de estas listas los correos institucionales (dircent****@unex.es) de la dirección, administración (administrador_****@unex.es)  y secretario académico (seccent****@unex.es) del centro. Relación de cuentas institucionales

    Acceso a la nomenclatura de las listas de profesores y alumnos por titulaciones.

    Normas de utilización

      • En ningún caso se podrán utilizar las listas de distribución para la distribución de información ajena a las finalidades de la Universidad.
      • No se deben utilizar las listas de forma indiscriminada.
      • La lista no se debe de utilizar para mandar adjuntos, ya que el tamaño del adjunto se multiplica por el nº de componentes de la lista.
      • El tamaño máximo del adjunto es de 20 KB. Este tope esta definido para evitar la sobrecarga de los servidores de correo de la Universidad y el llenado involuntario de los buzones de los usuarios de la lista.

      Solicitud de creación de listas

      • Si la lista se creará utilizando los datos guardados en la las bases de datos institucionales, la petición debe efectuarse a través de las Peticiones Oficiales de tareas al Servicio (POTOSI)
      • Si la lista va a ser alimentada por el propietario de la misma. ej: envio de correos para un evento, congreso.. etc. El responsable de la misma deberá crear un nuevo ticket a través del CAU en https://cau.unex.es

      Cómo enviar un correo a la lista

      • La dirección completa de la lista y a la que se debe mandar el correo es: nombre@listas.unex.es Ej: usuarios@listas.unex.es
      • El correo debe enviarse desde el dominio de la Universidad, es decir, desde la red universitaria o si están en el exterior a través del webmail institucional: https://correo.unex.es
      • El editor que mande el correo recibirá un correo enviado desde sympa@listas.unex.es, en donde se solicita la confirmación para distribuir el mensaje. El mensaje es similar al siguiente
        Para distribuir el mensaje adjunto en la lista pruebas, haga click en:mailto:sympa@listas.unex.es?subject=CONFIRM%208342a3f0cacd102f1ffb01764e233927 o enví­e un mensaje a sympa@listas.unex.es con el siguiente Asunto: CONFIRM 8342a3f0cacd102f1ffb01764e233927 X-Sympa-To: nombrepruebas@listas.unex.es


        Si quiere distribuir el correo deberá pinchar en el enlace (CONFIRM), se abrirá un nuevo correo y debe enviarlo. Si no se quiere distribuir el correo no haga nada.

        Una vez confirmada la distribución del correo recibirá otro indicándole que la operación ha sido efectuada. El correo es similar al siguiente:

        From: "SYMPA" <sympa@listas.unex.es>
        To: editor..... Subject: distribución de mensaje
        Su mensaje con el identificador 8342a3f0cacd102f1ffb01764e233927 para la lista 'nombre' ha sido confirmado y distribuido.


      Si alguna persona no autorizada decidiera mandar un correo a la lista los editores recibirían un aviso

      Cómo enviar un adjunto a la lista


        Para un buen uso de los recursos aconsejamos que los adjuntos se envíen a través del sistema de transferencia de ficheros, de esa manera no se multiplica  por el numero de destinatario de la lista la información a distribuir

        La forma de efectuar esta operación es la siguiente:

        1. Acceda a la aplicación UExCloud (http://zurbaran.unex.es/cloud) con el usuario editor de la lista de distribución*.
        2. Suba el fichero que desee enviar.
        3. Haga clic en el icono de “Compartir”. En la parte derecha de la pantalla active la casilla "Enlace compartido".
        4. Configure el acceso compartido de dicho documento a través de las tres casillas que se le muestran debajo y una vez terminado copie el enlace que aparece.
        5. Acceda con la cuenta de correo electrónico autorizado a través de https://correo.unex.es y envíe el correo a la lista de distribución con el enlace copiado en el paso anterior. Recuerde nombre@listas.unex.es

       

      * Recordar que el acceso a la aplicación UExCloud se realiza únicamente con las cuentas de correo principales e institucionales, quedando fuera las cuentas temporales.

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